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Wann gilt die E‑Rechnungspflicht für kleine Unternehmen in Deutschland?

Ein verständlicher Überblick: Was ab 2025 zählt – und was für den Versand erst später kommt.

Illustration eines kleinen Unternehmens, das sich über die E-Rechnungspflicht informiert

Die kurze Antwort

Für kleine Unternehmen ist vor allem wichtig: Am 1. Januar 2025 startet zuerst die Empfangspflicht. Der Versand wird durch Übergangsfristen erst stufenweise verbindlich.

Unternehmen (B2B)

Ja – stufenweise.

Ab 2025 müssen Sie E‑Rechnungen empfangen können. Der Versand wird für den B2B‑Bereich danach schrittweise Pflicht.

Kleinunternehmer

Empfang ja, Versand später

Beim Versand greifen für Sie Übergangsfristen bis Ende 2027. Für den Empfang von E‑Rechnungen sind Sie aber bereits ab Anfang 2025 verpflichtet.

Privatkunden (B2C)

Nein.

Die gesetzliche Pflicht betrifft den B2B‑Bereich. Für Rechnungen an Privatpersonen bleibt vorerst alles wie bisher.

Zeitachse: Was gilt wann?

Die Umstellung erfolgt in mehreren Schritten. Hier ist der Fahrplan für kleine Unternehmen:

  • 1

    Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht

    Sie müssen E‑Rechnungen empfangen und in Ihrem Prozess verarbeiten können. Eine Ablehnung ist dann nicht mehr zulässig.

  • 2

    2025 bis 2027: Übergangsphase für den Versand

    Mit Zustimmung des Empfängers dürfen bis Ende 2026 weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDFs versendet werden. Für Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Vorjahresumsatz (darunter fallen in der Regel Kleinunternehmer) gilt diese Frist sogar bis Ende 2027.

  • 3

    Ab 1. Januar 2028: Versand wird (fast) ausnahmslos verbindlich

    Ab diesem Zeitpunkt müssen B2B‑Rechnungen grundsätzlich als strukturierte E‑Rechnungen versendet werden. Dauerhaft ausgenommen bleiben jedoch Kleinbetragsrechnungen (unter 250 Euro brutto) sowie Fahrausweise.

Was Sie jetzt als kleines Unternehmen konkret tun sollten

1) Empfang sicherstellen

Klären Sie, wie E‑Rechnungen bei Ihnen ankommen und wer sie prüft. Wichtig ist, dass die Daten maschinell verarbeitet werden können.

2) Formate kennen

Achten Sie darauf, dass Sie XRechnung und ZUGFeRD verstehen und in Ihrem Workflow verwenden können.

3) Übergangszeit sinnvoll nutzen

Starten Sie testweise mit ein paar Rechnungen und bauen Sie Routine auf. So sind Sie 2025 für den Empfang und die nächsten Versandstufen vorbereitet.

4) Fehler vermeiden

Prüfen Sie Pflichtangaben und Beleg-Informationen. So reduzieren Sie Rückfragen und Zeitverlust.

Schaffen Sie die Basis – ohne großen Aufwand.

Jetzt E‑Rechnung erstellen

Info: Pflichtangaben bleiben gleich

Egal ob E‑Rechnung oder Papier: Die Pflichtangaben nach § 14 UStG bleiben grundsätzlich bestehen. Wenn Sie E‑Rechnungen erstellen, hilft es, diese Felder von Anfang an korrekt auszufüllen.

  • Vollständiger Name & Anschrift (Ihre und des Kunden)
  • Ihre Steuernummer oder USt‑IdNr.
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Leistung/Lieferung
  • Leistungs-/Lieferzeitpunkt
  • Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag
  • Gesamtbetrag

Häufige Fragen

Für den Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich gibt es ab 2025 keine Befreiung. Für den Versand profitieren kleine Unternehmen (Jahresumsatz unter 800.000 Euro) von Übergangsfristen bis Ende 2027. Eine dauerhafte Ausnahme gibt es lediglich für Rechnungen unter 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnungen) und Fahrausweise.
Ab 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur Empfangsfähigkeit: Sie sollten sicherstellen, dass Sie XRechnung/ZUGFeRD einlesen und die Daten weiterverarbeiten können.
In der Praxis geht es vor allem um XRechnung (reines XML-Datenformat) und ZUGFeRD (hybrides Format mit PDF und eingebetteter XML-Datei).
Die Versandpflicht kommt stufenweise. In vielen Fällen bleibt noch eine Übergangszeit für den Versand – abhängig davon, welche B2B-Rechnungen betroffen sind. Entscheidend ist: Für 2025 steht zunächst die Empfangspflicht im Vordergrund.
Nicht immer. Eine Leitweg-ID wird nur benötigt, wenn Sie eine Rechnung an öffentliche Auftraggeber stellen (z.B. Behörden oder Kommunen). Den Auftraggebern wird die ID im Regelfall mitgeteilt.