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Pflicht der E-Rechnung: Wer ist betroffen?

Ein klarer Überblick für Selbstständige und Kleinunternehmer in Deutschland.

Illustration eines Unternehmers mit Glühbirne als Symbol für Ideen zur E-Rechnungspflicht

Die kurze Antwort: Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Hier ist eine schnelle Übersicht:

Unternehmen (B2B)

Ja, stufenweise.

Alle Unternehmen müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen. Der Versand wird bis 2028 für fast alle zur Pflicht.

Kleinunternehmer

Jein, aber...

Vom Versand vorerst ausgenommen, aber empfangen müssen Sie E-Rechnungen ab 2025 trotzdem.

Privatkunden (B2C)

Nein.

Rechnungen an Privatpersonen sind von der Pflicht ausgenommen. Hier bleibt alles wie bisher.

Die Zeitachse: Was gilt ab wann?

Die Umstellung erfolgt in mehreren Schritten. Hier ist der Fahrplan:

  • 1

    Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle

    Jedes Unternehmen in Deutschland muss in der Lage sein, eine elektronische Rechnung (z.B. ZUGFeRD, XRechnung) zu empfangen und zu verarbeiten. Sie dürfen eine solche Rechnung von einem Lieferanten nicht mehr ablehnen.

  • 2

    2025 - 2027: Übergangsphase für den Versand

    In dieser Zeit dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen versendet werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € endet diese Frist bereits Ende 2026.

  • 3

    Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für fast alle

    Ab diesem Datum müssen alle B2B-Rechnungen grundsätzlich als strukturierte E-Rechnungen versendet werden. Papierrechnungen oder einfache PDFs sind dann im B2B-Verkehr nicht mehr zulässig.

Keine Panik, die Umstellung ist einfach.

Die Termine stehen fest, aber Sie müssen nicht bis zur letzten Minute warten. Mit dem richtigen Werkzeug sind Sie schon heute für die Zukunft gerüstet – ohne Stress und ohne hohe Kosten.

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Info: Die Pflichtangaben auf einer Rechnung

Egal ob E-Rechnung oder Papierrechnung, die Pflichtangaben nach § 14 UStG bleiben gleich. easy-e-invoice stellt sicher, dass Sie kein Feld vergessen. Dazu gehören unter anderem:

  • Vollständiger Name & Anschrift (Ihre und des Kunden)
  • Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Leistung/Lieferung
  • Leistungs-/Lieferzeitpunkt
  • Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag
  • Gesamtbetrag

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Das ist eine Rechnung, die in einem reinen Datenformat wie XRechnung oder einem hybriden Format wie ZUGFeRD vorliegt. Eine einfache PDF- oder Word-Datei gilt nicht als strukturierte E-Rechnung. Der Vorteil ist die automatische, maschinelle Verarbeitung.
Ja, für den Versand sind Sie vorerst ausgenommen. Sie müssen aber ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Wenn Sie also z.B. eine E-Rechnung von einem Lieferanten erhalten, dürfen Sie diese nicht mehr ablehnen.
Nein, die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung gilt ausschließlich für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatkunden können Sie weiterhin in beliebiger Form, z.B. als einfache PDF oder auf Papier, ausstellen.