Wie empfängt man eine E‑Rechnung?
Erfahren Sie, wie Sie als Unternehmer oder Selbstständiger XRechnung oder ZUGFeRD-Dokumente empfangen, öffnen und GoBD-konform archivieren.
Was ist eine E‑Rechnung und warum ist sie wichtig?
Eine E‑Rechnung ist eine Rechnung im strukturierten XML‑Datenformat (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD), maschinenlesbar, medienbruchfrei übermittelt und automatisiert verarbeitet. Anders als ein PDF oder Papierdokument garantiert sie schnellere Buchhaltung, weniger Fehler und bessere Nachvollziehbarkeit.
- Unternehmen müssen seit 1. Januar 2025 E‑Rechnungen empfangen können.
- Ein digitales PDF reicht nicht aus – es muss ein strukturiertes Format wie XRechnung sein.
- ERP- oder Buchhaltungssysteme müssen entsprechende Schnittstellen bieten.
- Es ist wichtig, interne Prozesse zur Prüfung und Archivierung anzupassen.
- Die Archivierung muss GoBD-konform für 8 Jahre erfolgen.
E‑Rechnungspflicht seit 1. Januar 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen und Selbstständige in Deutschland E‑Rechnungen EMPFANGSFÄHIG sein. Das gilt unabhängig von Umsatzgröße oder Kunden. Eine E‑Rechnung ist nur gültig, wenn sie in einem Format nach EN 16931 vorliegt. Papier oder herkömmliches PDF reichen dafür nicht aus. Der Empfang per E‑Mail ist jedoch völlig in Ordnung – entscheidend ist, dass die E‑Rechnung im strukturierten Format übermittelt wird.
- Inhaltspflicht nach Standard EN-16931:
- Rechnungsnummer
- Name, Anschrift und E‑Mail-Adresse von Aussteller & Empfänger
- Rechnungs-, Liefer- und Fälligkeitsdatum
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Menge, Art & Umfang der Leistung
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
- Bankverbindung
- etc.
- Mögliche Formate
- XRechnung: Maschinenlesbares XML
- ZUGFeRD: Hybrid, PDF + XML
- Aufbewahrung: GoBD-konform und mind. 8 Jahre
Vom Empfang zur Erstellung: Die passende Software
Während die gesetzliche Pflicht den Empfang von E-Rechnungen in den Vordergrund stellt, müssen Sie als Unternehmer früher oder später auch selbst welche versenden. Und wenn es so weit ist, brauchen Sie ein Werkzeug, das unkompliziert und effizient ist. Viele Softwarelösungen sind für Freiberufler und kleine Unternehmen überdimensioniert und kompliziert. Hier zeigt easy-e-invoice seine Stärken:
- Keine Registrierung, kein Abo: Direkt starten – ohne Account oder laufende Kosten.
- Intuitive Bedienung: Der strukturierte Editor führt zügig zur fertigen E‑Rechnung.
- Flexible Formatwahl: Sie entscheiden, ob ZUGFeRD oder XRechnung – beides ist möglich.
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