Wie erstellt man eine E‑Rechnung?

Schritt-für-Schritt Anleitung zum digitalen Rechnungserfolg.

Was ist eine E‑Rechnung und wer braucht sie?

Eine E‑Rechnung ist eine strukturierte, elektronische Rechnung, die maschinenlesbar ist und automatisch von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden kann. Sie spart Zeit, reduziert Fehler und ersetzt die klassische Papierrechnung.

Die wichtigsten Eckdaten zur E-Rechnung

Aktuell gilt die E‑Rechnungspflicht in Deutschland nur im B2B-Bereich (zwischen Unternehmen).
Ein herkömmliches PDF ist zwar digital, aber keine E-Rechnung.
Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen.
Eine Übergangsfrist für die Erstellung von Papierrechnungen gilt noch bis Ende 2026.
Kleinunternehmer müssen (bisher) keine E‑Rechnungen schreiben.

Rechtliche Anforderungen an E‑Rechnungen

Damit eine E‑Rechnung rechtsgültig ist, müssen einige Vorgaben beachtet werden.

Inhaltspflicht (kann abweichen) nach Standard EN-16931:
- Rechnungsnummer
- Name, Anschrift und E‑Mail-Adresse von Aussteller & Empfänger
- Rechnungs-, Liefer- und Fälligkeitsdatum
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Menge, Art & Umfang der Leistung
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
- Bankverbindung
- etc.
Mögliche Formate
- XRechnung: Maschinenlesbares XML
- ZUGFeRD: Hybrid, PDF + XML
Aufbewahrung: GoBD-konform und mind. 8 Jahre

Beispiel XML einer E‑Rechnung

Eine XRechnung basiert meist technisch auf dem UBL-XML-Standard (Universal Business Language), einem international etablierten Format für elektronische Geschäftsdokumente. Im Gegensatz dazu nutzt ZUGFeRD den CrossIndustryInvoice-Standard (CII) der UN/CEFACT, eingebettet in ein PDF-Dokument. Während XRechnung rein maschinenlesbar ist, kombiniert ZUGFeRD die Vorteile eines visuell lesbaren PDFs mit strukturierten XML-Daten für die automatisierte Verarbeitung.

Visuelles Beispiel eines ZUGFeRD CrossIndustryInvoices XML

<rsm:CrossIndustryInvoice>
  <rsm:ExchangedDocument>
    <ram:ID>2025-001</ram:ID>
    <ram:IssueDateTime>
      <udt:DateTimeString format="102">20250701</udt:DateTimeString>
    </ram:IssueDateTime>
  </rsm:ExchangedDocument>
  <rsm:SupplyChainTradeTransaction>
    <ram:ApplicableSupplyChainTradeAgreement>
      <ram:SellerTradeParty>
        <ram:Name>Max Mustermann</ram:Name>
        <ram:SpecifiedTaxRegistration>
          <ram:ID schemeID="VA">DE123456789</ram:ID>
        </ram:SpecifiedTaxRegistration>
      </ram:SellerTradeParty>
      <ram:BuyerTradeParty>
        <ram:Name>ABC GbR</ram:Name>
        <ram:SpecifiedTaxRegistration>
          <ram:ID schemeID="VA">DE987654321</ram:ID>
        </ram:SpecifiedTaxRegistration>
      </ram:BuyerTradeParty>
    </ram:ApplicableSupplyChainTradeAgreement>
    <ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
      <ram:SpecifiedTradeProduct>
        <ram:Name>Webdesign Leistung</ram:Name>
      </ram:SpecifiedTradeProduct>
      <ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
        <ram:GrossPriceProductTradePrice>
          <ram:ChargeAmount>1000.00</ram:ChargeAmount>
        </ram:GrossPriceProductTradePrice>
      </ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
      <ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
        <ram:BilledQuantity unitCode="C62">1</ram:BilledQuantity>
      </ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
    </ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
    <ram:ApplicableSupplyChainTradeSettlement>
      <ram:ApplicableTradeTax>
        <ram:CalculatedAmount currencyID="EUR">190.00</ram:CalculatedAmount>
      </ram:ApplicableTradeTax>
      <ram:SpecifiedTradeSettlementMonetarySummation>
        <ram:GrandTotalAmount currencyID="EUR">1190.00</ram:GrandTotalAmount>
      </ram:SpecifiedTradeSettlementMonetarySummation>
    </ram:ApplicableSupplyChainTradeSettlement>
  </rsm:SupplyChainTradeTransaction>
</rsm:CrossIndustryInvoice>

E‑Rechnungs-Tools – Was sind die Unterschiede?

Nicht jedes Rechnungsprogramm passt zu jedem Unternehmen – besonders für Freelancer, Selbstständige und Kleinstbetriebe sind einfache, flexible Lösungen gefragt. Hier zeigt sich, warum easy-e-invoice überzeugt.

Kein Abo, keine Registrierung: Keine Verpflichtungen und keine Hürden.
Übersichtliche Benutzerführung: Der intuitive Editor ermöglicht eine schnelle Eingabe.
Volle Formatfreiheit: Wählen Sie frei zwischen ZUGFeRD-PDF oder gültiger XRechnung.

E‑Rechnung mit easy‑e‑invoice – in 3 Schritten

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Häufige Fragen (FAQ)

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) im Sinne der gesetzlichen Vorgaben ist nicht einfach ein digitales Dokument, oder ERP-Systemen verarbeitet werden können.

Für E‑Rechnungen gelten in Deutschland dieselben Aufbewahrungsfristen wie für Papierrechnungen. Seit dem 1. Januar 2025 sind das 8 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Es gibt keine generelle Pflicht, E‑Rechnungen für bestimmte Empfänger digital zu signieren. Es ist aber Pflicht, dass die Echtheit und Unversehrtheit gewährleistet sind. Das kann z.B. durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren passieren.